Proses manajemen pengadaan proyek Procurement management

Businessman signing important contract papers Free Photo

Apa Itu Manajemen Pengadaan Proyek?
Pengadaan adalah tindakan mendapatkan barang, perbekalan, dan / atau jasa. Oleh karena itu, pengadaan proyek memperoleh semua bahan dan layanan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Procurement management proyek mencakup proses yang digunakan untuk memastikan pengadaan proyek berhasil. Proses manajemen pengadaan proyek Procurement management proyek mencakup tiga proses utama. Ini adalah:

Rencanakan pengadaan
Melakukan pengadaan
Mengelola (atau mengontrol) pengadaan
Edisi sebelumnya dari Buku Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK) mencakup proses keempat, yang disebut Pengadaan Tutup, tetapi telah dihapus dari edisi keenam.

Rencanakan pengadaan
Langkah pertama dalam manajemen pengadaan proyek yang sukses adalah membuat rencana. Ini termasuk perencanaan untuk hal berikut:

Apa saja bahan dan layanan yang Anda perlukan untuk proyek tersebut? Ini mencakup semua spesifikasi bahan dan layanan, seperti persyaratan kualitas minimum. Misalnya, Anda tidak hanya membutuhkan balok baja; Anda memerlukan balok baja Grade B yang disetujui Lloyd .
Apa yang dapat disediakan oleh perusahaan Anda, dan apa yang harus Anda beli di tempat lain? Ini disebut keputusan buat vs. beli. Bahkan ketika perusahaan Anda dapat melakukan sesuatu sendiri, mungkin ada keuntungan memilih untuk melakukan outsourcing seperti penghematan biaya, pengiriman lebih cepat, dll.
Apa persyaratan kontrak Anda untuk pembelian di luar?
Apakah Anda memiliki tanggal pengiriman?
Apakah Anda menginginkan kontrak harga tetap atau dapat diganti biaya?
Apakah ada tonggak penting untuk dimasukkan?
Bagaimana dengan syarat dan ketentuan hukum yang harus dipenuhi?
Bagaimana Anda akan mencari pemasok bahan atau layanan yang Anda butuhkan?
Apakah Anda akan merilis request for proposal (RFP)?
Apakah Anda memiliki pemasok pilihan?
Apa kriteria siapa yang akan memenangkan pekerjaan?
Apakah akan didasarkan pada harga jika semua persyaratan kontrak dipenuhi?
Apakah ada cara lain untuk mengevaluasi penawar? Misalnya, apakah peringkat Better Business Bureau mereka akan diperhitungkan?
Selama tahap perencanaan, penting juga untuk menentukan bagaimana perubahan akan ditangani setelah kontrak diberikan. Apa yang terjadi jika pemasok memberi tahu Anda bahwa mereka tidak dapat lagi mengirimkan tepat waktu? Atau ketika Anda menemukan bahwa Anda sebenarnya membutuhkan kabel 200 kaki, bukan hanya 150 kaki.?

Keluaran utama dari proses ini adalah rencana pengelolaan pengadaan tertulis, yang merupakan anak perusahaan dari rencana pengelolaan proyek Anda .

Keluaran lain mungkin termasuk:

Formulir RFP
Kriteria pemilihan vendor
Pernyataan pekerjaan
Keputusan membuat-atau-membeli yang terdokumentasi
Ubah formulir permintaan atau proses dokumentasi
Semua risiko yang dicatat ditambahkan ke daftar risiko dan rencana manajemen risiko
Melakukan pengadaan
Ini adalah tahap pelaksanaan manajemen pengadaan proyek. Saat RFP dilepaskan, tawaran dikumpulkan, dan pemilihan dibuat. Setiap negosiasi vendor akan terjadi selama fase ini, dan kemudian kontrak yang disepakati ditandatangani. Melakukan pengadaan juga mencakup penerimaan aktual dan pembayaran barang dan jasa. Mengelola pengadaan

Proses pengendalian atau administrasi pengadaan difokuskan pada pemantauan dan pengendalian pengadaan proyek untuk memastikan semua persyaratan terpenuhi. Dua langkah utama yang termasuk dalam proses ini adalah: Status atau kemajuan update dari vendor
Pemeriksaan kualitas produk atau layanan yang dikirimkan
Pemantauan jadwal dan biaya untuk pengadaan juga merupakan bagian dari proses ini. Setiap perubahan dan dampaknya pada keseluruhan jadwal dan anggaran proyek dipantau di sini. Penting untuk dipertimbangkan bahwa jika sebuah material akan terlambat dua minggu, bagaimana hal itu akan berdampak pada sisa jadwal proyek?

Peran Manajer Proyek
Kecuali Anda bekerja di organisasi kecil, Anda mungkin memiliki tim pengadaan di perusahaan Anda. Oleh karena itu, wajar untuk bertanya apa peran tipikal mereka dengan manajemen pengadaan proyek, dan apa tanggung jawab manajer proyek. Detailnya akan tergantung pada organisasi Anda dan peran pengadaan yang ada. Beberapa perusahaan memiliki manajer pengadaan yang bekerja bersama dengan manajer proyek dan menangani sebagian besar proses ini. Dalam kasus lain, tim pengadaan mungkin hanya bertanggung jawab atas tugas-tugas transaksional. Berikut adalah beberapa pedoman umum tentang apa yang akan menjadi tanggung jawab Anda sebagai manajer proyek, terlepas dari seperti apa departemen manajemen pengadaan di perusahaan Anda:

Proses perencanaan
Sebagai manajer proyek, Anda tidak akan membuat rencana secara terpisah. Ini kemungkinan akan dilakukan dengan masukan dari seluruh tim proyek Anda, termasuk tim pengadaan, tim hukum (jika ada), dan ahli materi pelajaran terkait lainnya di dalam perusahaan. Ini mungkin termasuk estimator, keuangan, penjadwalan, desain atau teknik, operasi, dll.
Mengontrol pengadaan
Manajer proyek umumnya tidak melakukan pengadaan. Namun, Anda tetap bertanggung jawab untuk memastikannya dilakukan dengan benar. Ini berarti Anda perlu mengetahui status pengadaan. Jika ada sesuatu yang terlambat, Anda perlu tahu bagaimana hal itu berdampak pada sisa jadwal proyek Anda dan menguranginya dengan tepat.
Jika ada konflik antara persyaratan departemen, itu terserah Anda untuk menyelesaikannya. Misalnya, bayangkan Anda diberi tahu bahwa materi utama memiliki waktu tunggu 10 minggu. Sayangnya, jadwal Anda menunjukkan bahwa Anda membutuhkannya dalam 8 minggu.
Anda diberitahu bahwa mereka bisa mendapatkannya dalam 8 minggu jika Anda membayar tambahan 15% untuk transportasi udara. Apakah Anda mengizinkan penundaan 2 minggu, atau apakah Anda menerima kelebihan biaya? Apakah ada opsi ketiga, seperti mencari pemasok yang berbeda? Sebagai manajer proyek, keputusan akan menjadi tanggung jawab Anda.