Sing Benarkah Invoice Adalah Tagihan yang Tak Efektif? Pelajari dari Cara Membuatnya Berikut Ini

Telah banyak informasi yang beredar bahwa invoice adalah sebuah dokumen penting yang harus ada dalam setiap transaksi perdagangan. Kehadiran invoice juga merupakan kebutuhan bagi akuntan di suatu perusahaan, sebab invoice menjadi bukti transaksi yang akan sangat berguna bagi pembukuan perusahaan.

Sumber : https://pixabay.com/illustrations/ecommerce-selling-online-3021581/

Untuk anda yang masih asing dengan istilah invoice, mungkin mengalami kebingungan tentang bagaimana cara membuat invoice tersebut. Anda tak perlu khawatir, sebab artikel ini akan membahas hal tersebut, mengenai bagaimana tata cara pembuatan invoice yang mudah dipelajari serta diterapkan. Setidaknya ada dua cara yang bisa dipakai, yaitu melalui cara manual atau dengan menggunakan aplikasi tertentu untuk membuat invoice.

Tapi sebelum membahas tentang cara pembuatan invoice, ada baiknya saya ulas sedikit tentang bentuk dari invoice itu sendiri. Komponen – komponen apa saja yang perlu ditambahkan dalam invoice. Sehingga ketika membuat invoice, anda akan lebih paham secara mendalam. Tanpa perlu berlama – lama, inilah berbagai macam komponen yang harus ada di dalam invoice :

  1. Judul Invoice. Komponen pertama adalah judul invoice. Hal ini merupakan komponen penting yang harus ada dalam sebuah invoice. Judul invoice yang baik juga harus ditulis dengan huruf kapital (huruf besar). Model seperti ini cukup beralasan, sebab agar mudah mencuri perhatian dari pembeli, orang atau perusahaan yang ditagih menggunakan invoice tersebut. Jadi ketika invoice itu ada di antara tumpukan – tumpukan berkas, maka harapannya si pembeli tetap mudah tertuju pada invoice tersebut, sehingga mengurangi keterlambatan pembayaran atas invoice.
  2. Daftar Barang. Daftar barang di sini dapat berupa barang secara fisik maupun dalam bentuk jasa. Di bagian ini memuat barang apa saja yang sudah dibeli beserta harganya. Sebaiknya membuat kolom yang lebih lebar untuk menuliskan deskripsi barang – barang tersebut. Sebab yang dimuat di sini tak hanya harga saja, tapi juga detail harganya, seperti jumlah total harga dan jumlah total barang yang dibeli per itemnya.
  3. Kehadiran tanggal dalam sebuah transaksi ekonomi tentu menjadi hal yang sangat penting. Dalam hal ini invoice adalah sebagai pengingat bagi pembeli untuk membayar tagihannya sesuai tanggal jatuh tempo. Biasanya hal ini dikerjakan untuk transaksi yang dilakukan secara kredit. Adapun macam – macam tanggal yang biasanya disematkan dalam invoice adalah tanggal diterbitkannya invoice, tanggal pembelian produk, lalu tanggal maksimal pembayaran. Tanggal maksimal pembayaran inilah yang saya sebut di awal, bahwa fungsi tanggal pada invoice adalah sebagai pengingat pembayaran. Tanggal maksimal pembayaran ini bisa ditentukan secara negosiasi. Jadi antara penjual dan pembeli bisa saling membuat kesepakatan untuk menentukan tanggal yang pas dalam melunasi pembayaran atas barang atau jasa yang dibeli. Dengan adanya kesepakatan ini, tentu akan saling menguntungkan baik bagi penjual maupun dari sisi pembeli.

Itulah beberapa hal pokok yang harus ada adalam sebuah invoice. Seperti yang telah saya jelaskan pada alenia – alenia awal, postingan ini akan membahas tentang cara pembuatan invoice, dimana ada dua cara, yaitu manual atau dengan aplikasi.

Cara Pembuatan Invoice Untuk Memahami Secara Mendalam Tentang Pengertian Invoice :

  1. Pembuatan invoice secara manual
    Dengan teknik manual, invoice dapat dibuat menggunakan kertas atau software yang ada di komputer, seperti office word, excel. Versi office word dan excelnya bisa berapa saja, mulai dari 2003, 2007, 2010, hingga 2016. Adapun keuntungan dari pembuatan manual invoice adalah; dapat menyesuaikan bentuk yang diinginkan, selain itu juga dapat menyesuaikan segi estetika dari invoice tersebut. Di sisi lain, kekurangan dari pembuatan invoice secara manual ini adalah tingkat kesalahan administrasinya cukup tinggi. Selain itu juga sulit untuk melakukan pelacakan berkas nantinya.

Sumber : https://pixabay.com/illustrations/financial-analysis-accounting-4560047/

  1. Membuat invoice dengan aplikasi
    Invoice adalah dokumen penting yang pembuatannya dapat dilakukan dengan aplikasi atau software tertentu. Aplikasi yang dimaksud adalah aplikasi khusus yang memang didesain untuk membuat invoice. Dengan aplikasi, kekurangan yang ada dalam pembuatan invoice manual akan mudah dihindari.